Briefbögen sind quasi das Aushängeschild eines Unternehmens oder einer Privatperson. Sie sind mehr als nur Geschmackssache. Der Briefbogen prägt Ihren Auftritt in der Öffentlichkeit. Deshalb sollten Sie diese Präsentations-Chance nicht ungenutzt lassen. Wie kaum ein anderes Instrument der Öffentlichkeitsarbeit, bieten Ihnen Ihre Briefbögen die Möglichkeit, mit minimalen Investitionen viel für Ihr äußeres Erscheinungsbild zu tun. Hier sollten Sie nicht an der falschen Stelle sparen, denn einen neuen Briefbogen gestalten Sie nicht jedes Jahr. Um langfristig wirken zu können, sollte das Outfit Ihres Briefbogens schon über einen längeren Zeitraum Bestand haben. Hiermit unterstreichen Sie Kontinuität.

Auf einem Werbebrief hat die Kontonummer eines Unternehmens nichts zu suchen. Deshalb sollten Sie für Direktwerbesendungen auf Ihre Bankverbindungen und auf Leitwörter wie "Ihre Zeichen, Ihre Nachricht" usw. verzichten. Planen Sie deshalb, wieviele Werbebriefe Sie in nächster Zeit verschicken werden. Lassen Sie einfach eine "kleinere Variante" Ihres kompletten Briefbogens mitdrucken. Dies ist für Sie mit geringeren Kosten verbunden als diese separat drucken zu lassen.

Sind in Ihrem Briefbogen viele Rasterflächen enthalten, dann lassen Sie für die Versendung per Telefax auch einige Exemplare ohne diese Flächen drucken. Das spart Übertragungszeit und senkt somit Ihre Telefonkosten.

Bei Kapitalgesellschaften (GmbH, AG usw.) müssen unten am Bogen noch Angaben über Rechtsform und Sitz der Gesellschaft gemacht werden. Hierzu gehören die Handelsregister-Nr. (HRB) und der Sitz des Registergerichts. Daneben muss, wenn es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt, der Name des Geschäftsführers stehen. Gibt es mehrere Geschäftsführer, so müssen alle Namen aufgeführt werden.

Wenn Sie über die Gestaltung eines neuen Briefbogens nachdenken, gibt es eine sehr einfache und wirkungsvolle Hilfe. Sammeln Sie Briefbögen, die Ihnen insgesamt oder in Details gefallen. Sie sollten nicht den Fehler begehen, einfach nur zu kopieren, sondern das Vorhandene als Grundlage für Ihren eigenen Entwurf benutzen.

Normen sind keine willkürliche Festlegung, sondern haben immer gute Gründe. Das gilt auch für die Norm zur Briefbogengestaltung. So richten sich zum Beispiel alle Hersteller von Briefumschlägen nach dieser Norm. Entsprechend sind die Positionen für das Fenster in einem Fensterbriefumschlag festgelegt. Bei Nichteinhalten der Norm würde das Adressfeld nicht mit den Aussparungen übereinstimmen. Ähnliches gilt für die Faltmarke.

Leitwörter (Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Ortsname/Datum) und die Bezeichnung Betreff können (sollten möglichst) weggelassen werden.